La mayoría de las citas con el notario que salen mal no fallan por culpa del notario. Fallan porque algo que debía estar sobre la mesa sigue guardado en un cajón.
Un notario móvil va hasta usted, así que un documento olvidado no cuesta cinco minutos. Cuesta una segunda cita. Esto es todo lo que conviene tener listo antes de que lleguemos.
Identificación con foto, vigente
Esta es la que termina citas antes de empezar. Florida exige que el notario identifique positivamente a cada firmante, y en la práctica eso significa una identificación con foto emitida por el gobierno y vigente: licencia de conducir, tarjeta de identificación estatal, pasaporte o identificación militar.
Que esté vigente importa más de lo que la gente supone. Una licencia vencida no es una identificación menos buena; para este propósito no es identificación. Revise la fecha el día anterior, no al momento de firmar.
Si la suya ya venció, dígalo al agendar. Florida permite identificar a un firmante mediante un testigo creíble que lo conozca personalmente y que presente su propia identificación vigente. Eso requiere coordinación, y por eso conviene mencionarlo antes y no en la mesa.
El nombre en su identificación debe coincidir con el del documento. Si se casó, se divorció o lleva veinte años firmando con una versión abreviada de su nombre legal, avísenos con tiempo. Hay formas correctas de manejar una variación de nombre y todas funcionan mejor sin improvisar.
El documento completo, y nada más
Traiga el documento entero, todas las páginas, con todos los espacios ya llenos salvo las firmas. Un notario no puede llenar su documento ni asesorarle sobre lo que debe contener. Dejar espacios en blanco para resolverlos en la mesa convierte una firma rápida en una conversación incómoda sobre lo que sí y lo que no podemos hacer.
No lo firme antes. Esto parece contradictorio y es importante. En un reconocimiento la firma puede existir de antemano, pero en una declaración jurada usted debe firmar en presencia del notario. Quien firma por adelantado una declaración jurada crea un documento que hay que rehacer.
Si no sabe cuál de los dos requiere su documento, tráigalo sin firmar. Sin firmar sirve para ambos casos.
Todos los firmantes, en la misma sala
Cada persona que firma debe estar presente con su propia identificación vigente. El cónyuge que está en el trabajo, el socio que "pasa más tarde", el familiar que ya firmó en casa: ninguno de esos casos funciona, y cada uno es una segunda cita.
Esta es la falla de coordinación más común en documentos de bienes raíces y de sucesión, donde se requieren dos o tres firmas y solo una persona entendió que la cita también era suya. Al agendar, cuente las firmas que pide el documento y confirme que todas esas personas estarán presentes.
Si el documento requiere testigos —y muchos documentos de sucesión y bienes raíces en Florida los requieren— esos testigos también deben estar presentes con identificación. Por regla general, los testigos no deberían ser personas que se beneficien del documento. Organícelos con anticipación.
Un espacio donde se pueda firmar
La notarización móvil ocurre en cocinas, oficinas, habitaciones de hospital, centros de cuidado y automóviles estacionados, y todo eso está bien. Lo que necesitamos es una superficie plana, luz suficiente para leer y unos minutos sin interrupciones.
Si la cita es en un hospital o en un centro de cuidado, avísenos al agendar. Esas firmas implican consideraciones adicionales sobre la conciencia y la voluntad del firmante, las reglas de visita y, a veces, la política del centro respecto a notarios externos. Nada de eso impide la firma, pero conviene una llamada previa.
Documentos que vemos con más frecuencia
Poderes notariales, tanto para asuntos financieros como de salud. Documentos de cierre de bienes raíces y refinanciamientos. Declaraciones juradas de estado civil para parejas que se casan en el extranjero. Autorizaciones de viaje para menores que salen del país con un solo padre. Documentos de sucesión y planificación patrimonial.
Si su documento va a usarse fuera de Estados Unidos, menciónelo al agendar. Es probable que además necesite una apostilla, que se tramita por separado ante el Secretario de Estado de Florida, y el orden de los pasos importa. Una notarización mal ejecutada se rechaza en esa etapa y obliga a rehacer todo.
Lo que no podemos hacer
No podemos decirle qué documento necesita, si el que tiene es el correcto, ni qué significan sus términos. Eso es asesoría legal y corresponde a un abogado. Tampoco podemos notarizar un documento incompleto, certificar copias de documentos vitales como un acta de nacimiento, ni continuar si un firmante no parece comprender lo que firma o parece estar firmando bajo presión.
Estas dos últimas no son tecnicismos. Son el trabajo. Un notario existe para que un documento sea difícil de impugnar después, y eso solo funciona si el notario está dispuesto a detenerse cuando algo no está bien.
Cómo agendar bien
Díganos el tipo de documento, cuántos firmantes hay, si se necesitan testigos, dónde y cuándo, y si hay una fecha límite detrás. Con esas cinco respuestas llegamos con las expectativas y los materiales correctos.
Wilton Vida atiende notarizaciones móviles en Broward y los condados vecinos, en inglés y en español, incluidas tardes y fines de semana cuando una fecha límite lo exige. También ofrecemos notarización remota en línea cuando el firmante no puede estar presente.
Reúna la lista de arriba y la cita dura más o menos lo que tardó en leer esto.
Estamos aquí para acompañarte en cada paso del camino.
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